Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:

Leidzirkular.ch CyberJus GmbH Engelberg 17 6242 Wauwil Schweiz

E-Mail: info@leidzirkular.ch Datenschutzanfragen: datenschutz@leidzirkular.ch

Leidzirkular.ch ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, digitale Leidzirkulare zu erstellen, zu verwalten und zu teilen. Dazu können Trauermitteilungen, Informationen zu Abdankung, Beerdigung, Leidmahl, RSVP-Anmeldungen, Kondolenzen sowie Empfängerlisten verarbeitet werden.

Die eingegebenen Inhalte können Angaben zur verstorbenen Person sowie Personendaten der erstellenden Person, von Angehörigen, Gästen, Empfängerinnen und Empfängern oder weiteren Drittpersonen enthalten. Die erstellende Person ist dafür verantwortlich, dass sie zur Eingabe, Bearbeitung und Veröffentlichung der jeweiligen Angaben berechtigt ist.

Je nach Nutzung unseres Dienstes bearbeiten wir insbesondere folgende Daten:

3.1 Kontaktdaten und Kontodaten

• Name, sofern angegeben
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, sofern für Verifizierung, Benachrichtigungen oder Rückfragen erforderlich
• bevorzugte Sprache
• Login- und Authentifizierungsinformationen
• technische Account-ID

3.2 Daten zur Erstellung eines Leidzirkulars

• Name der verstorbenen Person
• Geburtsdatum und Sterbedatum, sofern angegeben
• frei eingegebene Texte und Mitteilungen
• Angaben zu Abdankung, Beerdigung, Trauerfeier oder Leidmahl
• Orte, Daten und Uhrzeiten von Veranstaltungen
• Fotos, sofern hochgeladen
• Sichtbarkeitseinstellungen, zum Beispiel öffentlicher Link, privater Link oder PIN-Schutz
• Sprachversionen und Übersetzungen
• Status des Leidzirkulars, zum Beispiel Entwurf, veröffentlicht, in Prüfung oder deaktiviert

3.3 Empfänger- und Versanddaten

Wenn ein Leidzirkular per E-Mail versendet oder geteilt wird, können wir folgende Daten bearbeiten:

• E-Mail-Adressen von Empfängerinnen und Empfängern
• Namen von Empfängerinnen und Empfängern, sofern angegeben
• Sprache der Nachricht
• Versandstatus
• Fehlermeldungen beim Versand
• Zeitpunkt des Versands

Die erstellende Person ist dafür verantwortlich, dass sie berechtigt ist, diese Empfängerdaten für den Versand anzugeben.

3.4 Zahlungsdaten

Zahlungen werden über externe Zahlungsanbieter abgewickelt. Wir speichern selbst keine Kreditkarten- oder vollständigen Zahlungsdaten.

Wir können insbesondere folgende Zahlungsinformationen bearbeiten:

• gewähltes Paket
• Betrag
• Währung
• Zahlungsstatus
• Transaktions-ID
• Stripe Checkout Session ID
• Stripe Payment Intent ID
• Rechnungs- und Buchhaltungsinformationen, soweit erforderlich

3.5 RSVP- und Kondolenzdaten

Wenn entsprechende Funktionen aktiviert sind, können Besucherinnen und Besucher eines Leidzirkulars folgende Angaben übermitteln:

• Name
• E-Mail-Adresse, sofern abgefragt
• Zu- oder Absage
• Anzahl teilnehmender Personen
• persönliche Nachricht
• Kondolenztext
• Zeitpunkt der Eingabe

Kondolenzen können je nach Einstellung moderiert werden, bevor sie öffentlich erscheinen.

3.6 Support-, Kontakt- und Missbrauchsmeldungen

Wenn Sie uns kontaktieren, einen Löschantrag stellen oder Missbrauch melden, können wir folgende Daten bearbeiten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, sofern angegeben
• Nachrichtentext
• betroffene Seite oder betroffenes Leidzirkular
• gewählter Meldegrund
• interne Bearbeitungsnotizen
• Status der Anfrage
• Zeitpunkt der Anfrage

3.7 Technische Daten und Nutzungsdaten

Beim Besuch unserer Website können technische Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• IP-Adresse oder gekürzte beziehungsweise gehashte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Gerätetyp
• Referrer-URL
• Server-Logs
• Fehlerprotokolle
• Sicherheits- und Missbrauchsereignisse
• PIN-Versuche
• Versand- und Systemereignisse

Soweit möglich, verwenden wir gekürzte, gehashte oder anonymisierte Daten.

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb von Leidzirkular.ch
• Erstellung, Speicherung und Veröffentlichung von digitalen Leidzirkularen
• Verwaltung von Entwürfen und veröffentlichten Seiten
• Authentifizierung und, sofern genutzt, SMS-Verifizierung
• Zahlungsabwicklung
• Versand von Einladungen, Benachrichtigungen und Statusmeldungen
• Bereitstellung von RSVP- und Kondolenzfunktionen
• Kundenbetreuung und Support
• Bearbeitung von Lösch-, Korrektur- und Datenschutzanfragen
• Prüfung und Bearbeitung von Missbrauchsmeldungen
• Verhinderung von Betrug, Missbrauch, Spam und unberechtigten Veröffentlichungen
• technische Sicherheit, Fehleranalyse und Stabilität des Dienstes
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Buchhaltung und Nachweis von Transaktionen
• Verbesserung unserer Website, Texte, Vorlagen und Funktionen
• Erstellung und Pflege von Übersetzungen, sofern entsprechende Funktionen genutzt werden

Für Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz stützen wir die Bearbeitung auf das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), insbesondere auf die Erfüllung unseres Dienstes, die Einwilligung der betroffenen Person, überwiegende private Interessen, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie Sicherheits- und Missbrauchsprävention.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, erfolgt die Bearbeitung insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligungen

Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere im sicheren Betrieb der Plattform, der Verhinderung von Missbrauch, der Bearbeitung von Supportfällen, der technischen Fehleranalyse sowie der Verbesserung unseres Angebots.

Die erstellende Person entscheidet, ob ein Leidzirkular öffentlich, über einen privaten Link oder mit PIN-Schutz zugänglich ist, soweit diese Funktionen verfügbar sind.

Öffentlich zugängliche Leidzirkulare können von Personen aufgerufen werden, die den Link kennen oder die Seite anderweitig finden. Je nach Einstellung können öffentliche Seiten auch von Suchmaschinen erfasst werden. Private oder PIN-geschützte Seiten werden nach Möglichkeit mit technischen Massnahmen wie noindex vor Suchmaschinen geschützt. Ein absoluter Schutz vor Weitergabe durch Empfängerinnen, Empfänger oder Besucherinnen und Besucher kann jedoch nicht garantiert werden.

Die erstellende Person ist dafür verantwortlich, keine Angaben zu veröffentlichen, zu deren Veröffentlichung sie nicht berechtigt ist.

Leidzirkulare können je nach Inhalt besonders sensible Informationen enthalten, etwa Angaben zu Gesundheit, Religion, Weltanschauung oder familiären Verhältnissen. Solche Angaben sind für die Nutzung von Leidzirkular.ch grundsätzlich nicht erforderlich und sollten nur eingetragen werden, wenn dies ausdrücklich gewünscht und zulässig ist.

Todesursachen, Diagnosen, religiöse Angaben oder private Adressen von Angehörigen sind keine Pflichtfelder.

Wir setzen externe Dienstleister ein, damit Leidzirkular.ch technisch betrieben werden kann. Diese Dienstleister bearbeiten Daten nur soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist.

Aktuell können insbesondere folgende Anbieter eingesetzt werden:

Supabase

Supabase wird für Datenbank, Authentifizierung, Storage und teilweise Systemfunktionen verwendet. Das Supabase-Projekt von Leidzirkular.ch ist in der Region Zürich, Schweiz, eingerichtet. Die zentrale Datenbank und der primäre Storage werden damit in der Supabase-Region Zürich betrieben.

Es ist dennoch möglich, dass Supabase als Anbieter oder über Unterauftragsbearbeiter bestimmte technische, administrative oder sicherheitsrelevante Daten auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet, soweit dies für den Betrieb, die Wartung, Sicherheit oder Erbringung der Dienste erforderlich ist.

Vercel

Vercel wird für Hosting, Auslieferung der Website und technische Infrastruktur verwendet. Dabei können technische Zugriffsdaten, Server-Logs und Deployment-Daten verarbeitet werden.

Stripe

Stripe wird für die Zahlungsabwicklung eingesetzt. Bei Zahlungen werden Zahlungs- und Transaktionsdaten an Stripe übermittelt. Kreditkartendaten werden nicht bei uns gespeichert. Stripe kann Daten je nach Verarbeitung als Auftragsbearbeiter oder eigenständig Verantwortlicher bearbeiten.

Resend

Resend wird für den Versand transaktionaler E-Mails verwendet. Dabei können E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, Versandstatus und technische Versanddaten verarbeitet werden. Resend kann Daten insbesondere auch in den USA speichern oder bearbeiten.

Weitere technische Dienstleister

Je nach Funktion können weitere Dienstleister eingesetzt werden, zum Beispiel für Sicherheitsfunktionen, Fehleranalyse, Captcha, Übersetzungen, Bildgenerierung, PDF-Erstellung oder E-Mail-Zustellung. Wir achten darauf, nur solche Anbieter einzusetzen, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Personendaten können in der Schweiz, in der EU, im EWR, in den USA oder in anderen Ländern bearbeitet werden, in denen unsere Dienstleister oder deren Unterauftragsbearbeiter tätig sind.

Wenn Daten in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau übermittelt werden, verwenden wir soweit erforderlich geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, Data Processing Agreements, anerkannte Datenschutzmechanismen oder andere gesetzlich zulässige Grundlagen.

Trotz solcher Massnahmen kann bei Datenbearbeitungen im Ausland nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass ausländische Behörden unter den dort geltenden gesetzlichen Voraussetzungen Zugriff auf Daten erhalten.

Leidzirkular.ch kann Funktionen für Textvorschläge, automatische Übersetzungen oder ähnliche Unterstützungsfunktionen anbieten.

Wenn solche Funktionen genutzt werden, können die dafür erforderlichen Texte und Kontextinformationen an technische Dienstleister übermittelt werden. Wir bemühen uns, nur die notwendigen Informationen zu übertragen und sensible Inhalte möglichst zu minimieren.

Falls externe KI- oder Übersetzungsanbieter eingesetzt werden, informieren wir im jeweiligen Funktionsbereich oder in dieser Datenschutzerklärung über die eingesetzten Anbieter, soweit dies erforderlich ist.

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, die für den Betrieb der Website erforderlich sind, insbesondere für:

• Session-Management
• Authentifizierung
• Sicherheit
• Spracheinstellungen
• Checkout-Prozesse
• PIN-Zugriff, sofern aktiviert

Sofern wir künftig Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies einsetzen, werden wir darüber informieren und, soweit erforderlich, eine Einwilligung einholen.

Aktuell setzen wir keine Werbe-Cookies ein.

Zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer Plattform können technische Logs gespeichert werden. Diese dienen insbesondere:

• der Erkennung technischer Fehler
• der Abwehr von Missbrauch und Spam
• der Analyse von Sicherheitsvorfällen
• der Verhinderung unberechtigter Zugriffe
• der Prüfung von Missbrauchsmeldungen

Soweit möglich, werden IP-Adressen gekürzt, gehasht oder anonymisiert.

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Grundsätzlich gelten folgende Aufbewahrungsgrundsätze:

• Entwürfe werden gespeichert, solange sie für die erstellende Person benötigt werden oder bis sie gelöscht werden.
• Veröffentlichte Leidzirkulare bleiben gespeichert, solange sie aktiv sind oder bis eine berechtigte Löschung, Deaktivierung oder Anonymisierung erfolgt.
• Empfänger- und Versanddaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Versandnachweise, Support und Missbrauchsprävention erforderlich ist.
• Support-, Datenschutz- und Missbrauchsanfragen werden so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung und Dokumentation erforderlich ist.
• Technische Logs werden in der Regel nur kurzfristig gespeichert, sofern keine Sicherheitsprüfung oder Missbrauchsabklärung erforderlich ist.
• Zahlungs- und Buchhaltungsdaten werden gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt, in der Regel während 10 Jahren.

Nach Ablauf der Speicherdauer werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen, vertraglichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Betroffene Personen haben nach anwendbarem Datenschutzrecht insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über bearbeitete Personendaten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung von Personendaten
• Einschränkung oder Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen
• Herausgabe oder Übertragung von Daten, soweit anwendbar
• Widerruf einer erteilten Einwilligung
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde

Anfragen können gerichtet werden an: datenschutz@leidzirkular.ch

Für Lösch- oder Widerspruchsanfragen kann zusätzlich die auf der Website bereitgestellte Löschantrag- oder Widerspruchsseite verwendet werden. Löschantrag stellen

Wir können zur Bearbeitung einer Anfrage einen Identitäts- oder Berechtigungsnachweis verlangen, insbesondere wenn ein Antrag ein Leidzirkular, eine verstorbene Person oder Angaben über Angehörige betrifft.

Wenn ein Leidzirkular falsche Angaben enthält, unberechtigt veröffentlicht wurde oder Persönlichkeitsrechte verletzt, kann eine Korrektur, Deaktivierung oder Löschung beantragt werden.

Besonders dringende Fälle, zum Beispiel wenn gemeldet wird, dass eine betroffene Person lebt oder eine Veröffentlichung missbräuchlich erfolgt ist, werden prioritär geprüft. Während der Prüfung kann ein Leidzirkular vorübergehend eingeschränkt oder offline gestellt werden.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS
• Zugriffsbeschränkungen
• Authentifizierungsmechanismen
• Rollen- und Rechtekonzepte im Admin-Bereich
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
• Datensparsamkeit
• regelmässige Prüfung sicherheitsrelevanter Einstellungen

Ein absoluter Schutz kann bei elektronischer Datenübertragung und internetbasierten Diensten jedoch nicht garantiert werden.

Wenn wir per E-Mail kommunizieren, können die Inhalte je nach E-Mail-Anbieter und Übertragungsweg über verschiedene Server geleitet werden. E-Mail-Kommunikation ist nicht immer vollständig vertraulich. Bitte übermitteln Sie besonders sensible Informationen nur, wenn dies notwendig ist.

Unsere Website kann Links zu externen Websites enthalten. Für Inhalte und Datenbearbeitungen externer Websites sind deren Betreiber verantwortlich. Es gelten die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn wir unsere Dienste weiterentwickeln, neue Funktionen einführen, andere Dienstleister einsetzen oder sich rechtliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.

Betroffene Personen können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

In der Schweiz ist dies insbesondere der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).